Gouvernance des renseignements personnels

Cette page publie les règles que 514IT Consulting Solutions Inc. suit pour les renseignements personnels qu’elle détient. Elle est distincte de la politique de confidentialité, qui explique la collecte par ce site, et des conditions d’utilisation.

Bureau : 502, av. Delmar, app. 5, Pointe-Claire (QC) H9R 4A6. Le responsable peut être joint à [email protected].

La personne qui exerce la plus haute autorité dans l’entreprise veille à la mise en œuvre et au respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Cette personne est le responsable de la protection des renseignements personnels. Elle peut déléguer par écrit tout ou partie de cette fonction à un membre du personnel.

Le titre et les coordonnées du responsable sont publiés dans la politique de confidentialité. Quiconque traite une demande ou un dossier client n’utilise que les renseignements nécessaires, seulement pour l’objet indiqué, et les garde confidentiels.

• Nous définissons l’objet avant de recueillir.
• Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à cet objet.
• Au moment de la collecte, nous indiquons l’objet, les moyens, les droits d’accès et de rectification, le droit de retirer le consentement et, s’il y a lieu, la possibilité que les renseignements soient communiqués hors du Québec.
• Le consentement est manifeste, libre, éclairé et spécifique. Un renseignement sensible exige un consentement exprès. Les fins facultatives, dont les messages promotionnels et le suivi, sont demandées séparément et restent fermées tant que la personne n’accepte pas.
• L’accès dans l’entreprise est limité aux personnes assignées au dossier.
• Nous conservons les renseignements seulement pendant les durées ci-dessous, puis nous les détruisons ou les anonymisons.
• Nous ne les communiquons pas, sauf à un fournisseur lié par un contrat écrit, lorsque la loi l’exige, ou lorsque la personne concernée l’autorise.

• Demandes : jusqu’à 24 mois après le dernier échange, sauf si un contrat ou une loi exige une durée plus longue.
• Dossiers clients et comptables : pendant la période exigée par les lois fiscales, en général six ans après l’année concernée.
• Preuve qu’une personne s’est désabonnée des messages promotionnels : aussi longtemps qu’il le faut pour respecter ce refus.
• Le registre des incidents de confidentialité : conservé pour pouvoir être fourni à la Commission d’accès à l’information du Québec sur demande. Le registre n’est pas publié.

Détruire veut dire supprimer des systèmes actifs, et des copies de sauvegarde lorsque ces copies arrivent à échéance, ou anonymiser pour que la personne ne puisse plus être identifiée, directement ou indirectement.

Un incident de confidentialité comprend l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés d’un renseignement personnel, sa perte, ou toute autre atteinte à sa protection.

Dès que nous avons connaissance d’un incident, nous :

• prenons les mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent
• évaluons si l’incident présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes concernées
• si c’est le cas, avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec et chaque personne dont les renseignements sont visés
• inscrivons l’incident au registre, qu’il présente ou non un risque de préjudice sérieux

L’avis à une personne explique les renseignements visés, les circonstances, ce que nous avons fait, ce que la personne peut faire pour diminuer le risque, et comment joindre le responsable.

Pour signaler un incident soupçonné, écrivez à [email protected].

• Envoyez la plainte au responsable, avec assez de détails pour que nous trouvions le dossier.
• Nous en accusons réception et indiquons qui la traite.
• Nous examinons ce qui s’est passé et corrigeons la pratique lorsqu’une correction est nécessaire.
• Nous répondons par écrit. Si vous n’êtes pas satisfait, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec : cai.gouv.qc.ca.

Avant de communiquer un renseignement personnel hors du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée. L’évaluation porte sur la sensibilité du renseignement, les fins de la communication, les mesures de protection du destinataire et le régime juridique qui lui est applicable. Nous ne communiquons le renseignement que si l’évaluation montre qu’il bénéficierait d’une protection adéquate, notamment au regard de principes de protection généralement reconnus.

Nous concluons aussi une entente écrite. Elle limite l’utilisation aux fins convenues, exige des mesures de protection et précise ce qu’il advient des renseignements à la fin du mandat.

Un nouveau système qui recueille, utilise, communique ou conserve des renseignements personnels est examiné de la même façon avant son lancement, en proportion de la sensibilité des renseignements et des fins.

Lorsque ces règles changent, nous mettons à jour cette page et la date en haut. La politique de confidentialité du site est mise à jour sur sa propre page lorsque cette politique change.